3 Opciones para gestionar el correo electrónico de la Empresa

Hoy en día, todas las empresas tienen que gestionar los miles de datos recibidos y enviados por correo electrónico. Descargar, editar, eliminar mensajes y adjuntos…

Esta gestión del correo electrónico se ha convertido en rutina y en muchos casos no ha sido necesaria una política de empresa para la gestión de estos activos. De hecho, muchas empresas carecen de directrices acerca de la gestión de estos mensajes e incluso aquellas que las tienen, a menudo no enseñan estas directrices a su personal, ni lo forman adecuadamente.

Recientemente, la Asociación para la Información y Gestión de la Imagen ( AIIM ) llevó a cabo un estudio que, entre muchas ideas, encontró 3 puntos clave para la gestión de datos de correo electrónico corporativo:

1. Muchos sistemas de archivos empresariales están experimentando problemas debido a la falta de directrices establecidas sobre la manera de gestionar los mensajes. Muchas organizaciones experimentan dificultades al tener que pasar auditorías, presentar información a los tribunales ante problemas legales y en general, a satisfacer las necesidades de almacenamiento de todos estos datos.
2. Una de cada diez empresas informan de no tener una política de archivado de correo electrónico. En estas empresas, los empleados a menudo crean varias versiones de archivos durante la edición, la revisión y la creación de archivos. Esto crea varias copias de un archivo, que no son idénticos, y posteriormente no todos se guardan en carpetas compartidas de los servidores.
3. Una cuarta parte de los encuestados cree que la mejor manera de manejar los archivos electrónicos es comprar más discos duros. Esta estrategia, sin embargo, da lugar a que los datos sean ‘silos’ de información. La respuesta debe ser tener un pensamiento más estratégico en torno a la gestión de los datos, lo que implica tener un método para la gestión de los mismos, de modo que se conviertan en activos útiles.

¿Qué significan estos tres puntos para usted y su gestión electrónica de datos? Ofrecemos tres soluciones para la gestión del correo electrónico, mencionando sus ventajas e inconvenientes.

Almacenamiento local en el PC con un buzón de correo en continua expansión

Es posible almacenar todo el correo en el servidor de correo de la empresa, pero todos los servidores tienen un almacenamiento limitado.

Una solución común es que cada uno de los usuarios, a nivel local, guarde archivos PST para mantener los buzones del servidor con pocos mensajes y bajo una pequeña cuota de espacio.

Esta solución tiene una ventaja clara: el servidor no tiene que ser Hércules para soportar la Base de Datos de correo, aunque:

• En primer lugar los archivos PST se almacenan en varios equipos diferentes. Los Servidores quedarán liberados de todos esos mensajes y dejarán de crear problemas en copia de seguridad y recuperación de servidores de correo. Pero, una tarea sencilla, como la localización de un mensaje concreto, puede llegar a ser un problema innecesariamente complejo y largo.
• Los archivos PST se quedan incontrolados. Esto puede hacer que sea muy difícil llevar a cabo una supervisión de los mismos. Las empresas se pueden enfrentar a multas por no proporcionar un mensaje o documento solicitado en el tiempo pedido, debido a que la persona que gestionaba el archivo ya no está, o se ha borrado o hay errores accidentales o de otro tipo.
• Los archivos PST conllevan un gran riesgo de corrupción de datos, que puede acabar en una pérdida permanente de documentos importantes. Estos datos también se pueden llevar fuera de la empresa, por medio de portátiles de los empleados y puede ser perdido, borrado o saboteado y esto puede ser muy problemático cuando no está respaldada toda esa información.

Gestión de correo mediante sistema de gestión documental y adjuntado de correos electrónicos al sistema

Usted podría instalar un sistema en el que cada persona asuma la responsabilidad de almacenar correos electrónicos importantes en un sistema de gestión documental. Esto implica el etiquetado de usuario y la colocación de los mensajes de correo electrónico en la ubicación correcta.

Sin embargo, las soluciones que implican un cambio cultural dentro de una organización puede ser difícil de implementar, ya que implican el cambio del comportamiento de los empleados y creación de hábitos donde anteriormente no se hizo ningún esfuerzo. Incluso si implementa algo tan simple como que los usuarios almacenen los correos electrónicos de un tema haciendo clic en un botón. Los usuarios puede que no vean el botón o se les olvide hacerlo.

Además, si utilizamos un sistema de gestión documental para el almacenaje de los correos electrónicos, estamos trasladando el problema de almacenamiento del Servidor de Correo al Servidor de Gestión Documental.

Archivado de Correo Empresarial

La forma más sencilla de asegurarse de que guardamos debidamente todos los datos de correo electrónico, independientemente de la actividad del usuario final, es establecer un archivado de correo electrónico en el ámbito de empresa. Hay dos formas de lograrlo:

• Un sistema de archivado en las propias instalaciones de la Empresa: Esto le brinda un control total. Sin embargo, el control total implica asumir la responsabilidad de todo el mantenimiento y la seguridad de su sistema. El éxito de todo el sistema depende de usted y de su equipo de TI. También requiere, naturalmente, una inversión inicial significativa para el hardware y el software y tendrá que dimensionar su sistema de copias de seguridad para adaptarse al incremento de almacenamiento que se va a producir.

• Archivado de correo electrónico basado en la nube: La externalización de su archivado de correo electrónico a un proveedor le permite pagar una suscripción mensual únicamente por el espacio que utiliza y que sus datos estén administrados y protegidos por expertos en el sistema. Además, le libera de la inversión inicial de capital, y se consigue una gran disminución de costos. Y, no se olvide de tres puntos fundamentales del archivado en la nube con un proveedor de confianza:
  • Copias de seguridad. El propio proveedor se tiene que encargar de duplicar sus datos en varios DataCenters separados geográficamente. De esta forma, se asegura que no perderá sus datos en ningún momento.
  • Seguridad en la transmisión y almacenamiento. Al enviar los mensajes al servidor de destino donde almacenará sus correos electrónicos, se tiene que asegurar que se envíen y almacenen encriptados.
  • Capacidad de almacenamiento: Un buen proveedor de archivado de correo nunca tendrá problemas de espacio. Un proveedor como JumboCopy puede almacenar todos sus mensajes durante 10 años y más si sería necesario sobre algún elemento concreto.

Independientemente de la opción que elija, asegúrese de considerar los requisitos legales para el archivado de correo electrónico.

Si desea conocer más acerca de los beneficios de un archivado de correo electrónico, puede hacer click aquí.