Uno de los puntos clave a la hora de decidirse por un sistema de archivado de correo electrónico es la diferencia de costo en comparación con las soluciones de archivado de correo en local . La principal diferencia es que con un proveedor de servicios en la Nube se paga por un servicio de archivado , mientras que una solución en las instalaciones locales implica costos iniciales de licencias, software y hardware y luego costos continuos de soporte y mantenimiento .
¿Qué ocurre con los costos ocultos? ¿Cómo se puede averiguar exactamente cuánto va a costar un nuevo sistema de archivado de correo electrónico?
Costos de una Solución de Archivado en la Nube
El modelo de Software como Servicio ( Software as a Service – SaaS ) normalmente requiere de un pago periódico para poder utilizarlo. La facilidad de escalabilidad en estos sistemas es muy sencilla y son sistemas fáciles de implantar en empresas de todos los tamaños , ya que pueden mantener sus costos de operación controlados y en mínimos. El costo actual de un archivado de correo electrónico basado en la Nube solo depende del número de personas que lo usan . Además de este costo mensual, se deberá de añadir una partida de servicios inciales de configuración y si desea importar correos electrónicos antiguos de los archivos locales, deberá de pagar una cuota por la migración que se calcula normalmente por gigabyte o número de correos.
Las partidas de costos típicas involucradas en un archivado de correo electrónico basado en la Nube, se enumeran a continuación:
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Costos de Archivado mensual (periódico)
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Implementación y formación del servicio (una vez)
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Migración de correo antiguos (una vez)
También puede existir un costo asociado con la exportación de correos eletrónicos del sistema de Archivado en la Nube. La exportación masiva de los mensajes puede llevar asociada una cuota fija.
Si necesita configurar un archivado de correo electrónico para su empresa de forma rápida, las soluciones basadas en la Nube son la mejor opción, con un tiempo medio de ejecución de horas o días, en lugar de semanas o meses.
Costos de una Solución de Archivado alojada en Servidores Locales
El mayor gasto para una solución de Archivado de Correo en la propia empresa, es el costo inicial de software, licencias y hardware necesario para alojar todo el sistema. Es necesario contemplar múltiples características como la capacidad de proceso, velocidad de la red, conectividad, número de servidores necesarios, garantías y mantenimiento y las dos características más importantes y que generan más problemas: espacio de almacenamiento y copias de seguridad.
Las partidas de costos típicas involucradas en un archivado de correo electrónico en Servidores alojados en la misma Empresa, se enumeran a continuación:
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Licencias de Software de las aplicaciones de Archivado (una vez)
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Otras licencias de software: S.O., sistema copias, etc… (una vez)
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Soporte, actualización y mantenimiento del Software (periódico)
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Implementación y formación de la Solución (una vez)
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Hardware (una vez)
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Almacenamiento primario (una vez)
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Almacenamiento secundario o dispositivos de copia (una vez)
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Mantenimiento del Hardware (periódico)
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Espacio acondicionado, energía, calefacción y refrigeración (periódico)
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Gastos de personal de TI (periódico)
Además, una instalación de estos sistemas en la propia Empresa tienen unos plazos de implementación bastante largos hasta que es totalmente funcional (2 a 6 meses).
Su sistema de Archivado de Correo Electrónico es, esencialmente, una póliza de seguros
No solo es importante copiar todos los correos que entran y salen de su organización, es que es un requisito legal. El principal problema que presenta, es tener la capacidad para dar cabida a todos los datos necesarios.
Hemos creado una lista con los puntos clave a considerar al elegir entre las dos opciones para su sistema de Archivado de Correo Electrónico.
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Tamaño de los buzones de cada usuario
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Número de usuarios en su sistema
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La cantidad inicial de mensajes que tienen que ser importados al sistema
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El tamaño de crecimiento que se espera en los próximos años respecto a buzones y mensajes a archivar
Independientemente de la opción que elija, asegúrese de considerar los requisitos legales para el archivado de correo electrónico.
Si desea conocer más acerca de los beneficios de un archivado de correo electrónico, puede hacer click aquí.
