El otro día un cliente me preguntaba por la diferencia entre un programa de “copia” como DropBox ( o similares) y nuestro sistema de Backup Online. Me pareció interesante la pregunta, porque para un neófito puede parecer lo mismo, pero en el fondo es totalmente diferente.
No es que una opción sea mejor que otra, es que son dos cosas diferentes. Y, depende en que situaciones, puede ser perfectamente compatibles las dos. Pero, en un entorno empresarial, para tener a buen recaudo los datos almacenados en nuestros Servidores, debería de realizarse copias de seguridad.
Pero, vamos a ver cómo funciona cada sistema y luego, en base a nuestra necesidad, decidiremos que opción implantar:
¿Qué es la sincronización de archivos?
Un programa de sincronización (como DropBox, SkyDrive, Copy, etc…) sincroniza las archivos que le digamos con un almacenamiento. En este caso, en la Nube, Esto significa que en el momento que un archivo en nuestro equipo sea modificado se “subirá” esa modificación a nuestro almacenamiento en la Nube. Es así de simple. Este sistema no guarda información a largo plazo. Simplemente se encarga de encontrar diferencias en los archivos que le hemos indicado y si las encuentra, vuelve a “sincronizar” ese archivo con su espejo en la Nube.
¿Para qué nos puede servir?. Imaginemos un escenario: estamos en oficina haciendo una hoja de cálculo muy complicada y grande y necesitamos seguir trabajando en casa con el documento. Si tenemos instalado un programa de sincronización, podemos irnos a casa sin ese documento, abrimos nuestro ordenador personal y si tenemos instalado el programa de sincronización en nuestro ordenador personal, podremos recuperar el documento de la oficina y seguir trabajando con él. Una vez terminado, ese sistema se debería de encargar de subir de nuevo a la Nube la modificación, y al día siguiente la podríamos recuperar de la Nube con los cambios realizados en casa.
Por lo tanto, “sincronizar” significa tener una o varias copias de un mismo documento, totalmente iguales en varios sitios.
Parece genial como copia de seguridad, pero realmente no lo es. Si ese documento del que hablábamos antes, y que tanto trabajo nos ha costado hacer, al modificarlo en casa lo hemos podido infectar de virus, borrar información que no teníamos que haber borrado o modificar fórmulas que no se tenían que haber hecho. Como nuestro sistema de “copias” se basa en la sincronización, esa hoja de cálculo corrupta o mal modificada se duplicará en todos los otros sitios donde la teníamos correcta. De esta forma, cuando volvamos a la oficina y el sistema se “baje” la versión con virus o defectuosa, no la podremos utilizar. Resultado: nuestra hoja de cálculo es inútil y tenemos que empezar de nuevo.
Evidentemente, he reflejado el peor escenario que se puede dar, pero con ello quiero dejar claro el concepto de que “sincronizar” no es hacer una copia de seguridad (backup)
¿Qué es la copia de seguridad o backup?
Las copias de seguridad, incluyendo la copia de seguridad en la nube, es completamente diferente.
Los sistemas de backup guardan “versiones” de nuestra hoja de cálculo a los momentos que hayamos decidido realizar la copia. Es decir, en nuestro sistema de backup tendremos todas las versiones de nuestra hoja de cálculo con los cambios que le hemos ido realizando con el tiempo.
Si planteamos el mismo escenario que en el caso anterior, esa hoja de cálculo que hemos modificado en casa y la hemos infectado de virus o estropeado, cuando vuelva a la oficina y la intente usar, estará igual de estropeada que en el caso anterior, pero con una gran diferencia: podré “bajar” una versión anterior de mi hoja de cálculo con el estado en que se encontraba antes de estropearse. Es posible que entre la “versión” que tenemos copiada y lo que necesitamos, exista una pequeña diferencia en el tiempo (me refiero a tiempos entre copias. Habitualmente se realizan copias de seguridad diarias), pero al menos podremos recuperar el fichero a un estado muy parecido a antes de estropearse.
¿Por qué se debe de realizar copias de seguridad, no solo sincronización?
No nos malinterprete, sincronizar archivos es una buena opción para poder trabajar con archivos en diferentes sitio o con diferentes personas en lugares distantes. Nos aseguramos de que todos tengan siempre la última versión de un fichero. Sin embargo, la sincronización no asegura que sus archivos estén a salvo. No se puede confiar en que sus datos informáticos vitales solo estén sincronizados.
Es necesario hacer copias de seguridad.
La elección es clara
Cuando se trata de almacenar, gestionar y organizar sus datos informáticos en el tiempo, necesita realizar copias de seguridad seguras y confiables.
Y entre estos sistemas de copia de seguridad, el hacerlo con sistemas de backup online seguros es una de las mejores opciones de mantener a salvo nuestros datos de desastres y pérdidas. Son completamente automáticos, seguros, y cada vez más asequibles. Pero eso sí, confíe solo en proveedores confiables y que le puedan proporcionar un buen servicio.
Así que en resumen, utilizar la sincronización, según sea necesario, pero tómese el tiempo necesario para realizar copias de seguridad de su información.
Se alegrará de haberlo hecho. Se lo garantizo.
