Dado que las empresas usan cada vez más las comunicaciones en línea, la necesidad de archivar y organizar toda esa información se está convirtiendo en un problema cada vez más importante. Tanto las comunicaciones internas y externas de la empresa se han vuelto dependiente del correo electrónico, la información que antes se hablaba en persona, por escrito o hablando por teléfono se está enviando por correo electrónico. Aquí exponemos cinco razones cruciales por las que usted ya debería haber implementado un archivo de correo electrónico.
Para Cumplir con la Ley
Hay 10,000 regulaciones de cumplimiento de correo electrónico en todo el mundo. Mantenerse al día con los cambios de la ley con un cumplimiento estricto puede ser un proceso difícil. Tener un archivo de correo electrónico que constantemente se actualiza es un paso clave en el cumplimiento de la ley.
Proteja a la Empresa de Responsabilidades Legales
No hay límite de tiempo para definir el número mínimo de días de almacenamiento de los mensajes de correo electrónico. ¿Le gustaría tener acceso a sus mensajes de correo electrónico a partir de 2004?, ¿Se puede llegar a ellos o ya no están en sus sistemas? En España, la ley estipula que los Administradores de la Sociedad son personalmente responsables de la responsabilidad jurídica de la misma. Si usted no tiene un sistema de archivo de correo electrónico, debería de crear una inmediatamente. De lo contrario, usted se podría ver implicado en litigios. Un Archivado de correo electrónico seguro también debe ser capaz de proteger sus mensajes de la destrucción indebida de pruebas. Al archivar los mensajes en el momento que se reciben y al no poder ser manipulados posteriormente, estará protegiendo los mensajes de correo electrónico de cualquier negligencia por parte de sus empleados.
Mejor Gestión del Almacenamiento
El archivado de correo electrónico también le ofrece beneficios funcionales como el acceso bajo demanda a todos los correos electrónicos enviados y recibidos por la empresa. Ya no es necesario llevar a cabo una difícil y lenta búsqueda para encontrar toda la información necesaria. Como todo archivo bien organizado se puede encontrar de forma rápida. Esto significa que no hay necesidad de archivos locales en el ordenador. Un archivo de correo electrónico también significa que usted puede reducir el tamaño de su buzón mediante el borrado de todas las carpetas y archivos innecesarios. Y una cosa a tener en cuenta muy importante: si un usuario al recibir un mensaje lo borra, ¡no desaparece!, queda guardado en el archivo de correo electrónico.
Mejor Gestión del Conocimiento
Hoy día, el 75 % de la propiedad intelectual de una empresa está contenida en el correo electrónico. Es una cantidad muy importante de valiosos recursos de su empresa. Es importante tener en cuenta que no solo almacena de forma segura, sino también de fácil acceso. Un sistema que le proporciona acceso rápido a los recursos clave es un activo imprescindible para cualquier negocio.
Costos de Infraestructura Informática más bajos
Un beneficio adicional al archivado de correo electrónico es que bajan los costos en infraestructuras. No es necesario tanto espacio en los equipos cliente ni bases de datos de correo inmensas. No es necesario tantos recursos de copias de seguridad. Y estos beneficios son aún mayores si se considera un sistema de archivo en Internet., ya que cambiamos los costos de infraestructura y personal de mantenimiento por pago por uso. Solo pagará por el espacio que use y podrá adquirir más a medida que lo necesite. Además, siempre habrá un equipo de técnicos trabajando constantemente en el servicio de archivado en la nube, consiguiendo un mejor y más rápido servicio por menos dinero.
Si desea conocer más acerca de los beneficios de un archivado de correo electrónico, puede hacer click aquí.
